行政書士ニコラ事務所の個人情報保護に関する方針

行政書士ニコラ事務所（以下、当事務所といいます）は、ご依頼者様から取得した個人情報の重要性を認識し、保護することを当事務所の業務活動の基本であると考えています。

皆様へ安心・安全・信頼のサービスを提供していくため、個人情報の保護に関する法律に基づき、以下の基本方針を公表します。

1、基本方針

1. 当事務所は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また、個人情報保護に関する規定（以下、当事務所規定）を定め、これを実施し、維持すると共に、継続的な改善に努めます。
2. 当事務所は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当事務所規程の遵守徹底に努めます。
3. 当事務所は、個人情報をご依頼者様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当事務所はご依頼者様からご提供頂いた個人情報を、ご依頼者様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
4. 当事務所は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
5. 当事務所は、ご依頼者様からの個人情報に関するお問い合わせ、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。

2、個人情報の利用目的

当事務所は、ご依頼者様から個人情報をご提供頂く場合、予め個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。予め明示した利用目的の範囲を超えて、ご依頼者様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご依頼者様にその旨をご連絡し、ご依頼者様の同意を頂いた上で利用します。当事務所が保有する個人情報の利用方法・目的は下記の通りです。

１．個人情報の定義

個人情報とは、以下に示す情報を指し、このうち1つまたは複数の組み合わせにより、ご依頼者様個人を特定できる情報を意味します。

1. ご依頼者様に関する個人情報
   • ご依頼者様の氏名
   • ご依頼者様の会社・所属
   • ご依頼者様の住所・電話番号・ＦＡＸ番号・メールアドレス
   • ご依頼者様の生年月日
   • お問い合わせ・ご相談内容

２．個人情報管理の目的

当事務所ではご提供いただいた個人情報を、以下の目的に利用することがあります。

• 行政書士業務のためのご依頼者様へのご連絡
• 官公署への書類の提出、電子申請
• 許認可更新のご案内
• 必要書類の発送
• ご依頼者様のご質問への回答
• 資料送付
• 事務所便り送付
• その他上記に関連する目的

３．個人情報の収集

収集目的の達成のために必要な範囲のみ、適法かつ公正な手段を用いて収集します。
また、事前に収集目的を明らかにし、同意の上で行います。

４．個人情報の保管

第三者がご依頼者様の個人情報に不当に触れることができないようにするため、合理的な範囲で厳重な管理体制のもと保管します。
当事務所は、個人データの安全管理のために、事務所内の管理・監督、従業員の教育、および委託先の監督につき、必要かつ適切な措置を講じ、個人データの漏洩、滅失または毀損の防止に努めます。

５．個人情報の提供・開示

下記の場合を除き、ご依頼者様の同意なしに個人情報を第三者には提供または開示しません。

1. ご依頼者様の同意がある場合
2. 法令に基づいて司法機関、行政機関から法的業務を行う要請を受けたとき。
3. ご依頼者様のご質問への回答、資料送付の業務を業務委託会社で行う場合。
4. 生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
5. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
6. 当事務所は、上記に関わらず、ご依頼者様へのサービス提供、お問い合わせ等への対応に関して、当事務所の関係会社や代理店より対応させて頂くことが適切と判断される場合に、ご依頼者様の住所、氏名、電話番号等を当該関係会社等へ提供することがあります。この場合、ご依頼者様は当事務所に対し当該関係会社等への個人情報提供の停止を請求することができます。

６．個人情報に関するお問い合わせ先

当事務所の個人情報保護方針についての質問、ご依頼者様の個人情報の開示・訂正・削除等に関するお問い合わせは、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

2019年6月1日制定
行政書士ニコラ事務所 代表 岩崎圭子